Экспертиза ценности документов - критерии, порядок, как часто

Экспертиза ценности документов – это установление значимости документов с намерением выбора их на сохранение и поправки периода сбережения.

Экспертиза ценности документов должна проводиться:

В делопроизводстве – при становлении дел и приготовлении их к отдаче в накопитель.
В архиве – при подготовке дел для предоставления их на непрерывное сбережение.

Понятие

Экспертиза ценности документов – анализ документооборота на основе стандартов значимости в целях выявления сроков хранения бумаг, а также их отбора для ввода в Архивный фонд страны.

Какими законами и нормативными актами регулируется

Фундаментом является следующая правовая база:

ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле…»;
Стандартные и конструктивные перечисления документов с предписанием периодов сохранности;
Нормативно-правовые, методические документы Федеральной архивной службы РФ.

Когда назначается

Экспертиза назначается если нужно совершить непосредственный отбор документов:

с целью организации непрерывной или временной целостности;
подбор дел с предварительными периодами сбережения (максимум 10 лет);
а также с маркировкой «До минования надобности», подверженных дальнейшему сбережению.

Также, если нужно определить список документов, которые подлежат ликвидации.

Видео: проведение

Главные и вторичные цели

Ключевой функцией является:

выбор значимых документов организационных и официальных архивов на беспрерывное сбережение;
и установление профессиональности тому или иному национальному архиву.

Существует ряд вторичных целей, которые ставятся перед осуществлением экспертизы.

К ним относится:

Выяснение периода сбережения документации.

Период сохранения документов подразделяется на виды: для долгосрочного и кратковременного хранения.
Установление целостности резервного ресурса методом укомплектования архивного фонда.
Подбор с целью непосредственного сохранения преимущественно информативных документов.

Что является основной функцией

Предназначения и правомочия, а также построение работы регулируется положением об экспертной комиссии.

Важное функциональное назначение:

упорядочить ежедневный подбор документов для удержания и ликвидации;
освидетельствование и выставление на рецензирование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел корпорации, реестр беспрерывного и долгосрочного типа;
выработка и выдвижение на обсуждение ЭПК архивного органа рекомендаций о преобразовании периода сбережения документации;
содействие в создании и обсуждении намерений регулирующих и методологических документов касательно мероприятий дело образования в корпорации.

Критерии экспертизы ценности документов

Присутствующая документация анализируется относительно правил планомерности, сплоченности. Базовым обоснованием осуществления экспертизы в делопроизводстве являются принципы историзма, многогранности, совокупности.

На основании используемых правил сложился набор критериев, основываясь на которые устанавливается полезность документов.

Подобная система разделяется на следующие критерии:

возникновение;
сущность;
наружные характеристики.

К критериям возникновения принадлежит:

функция и место ассоциации в конструкции официального регулирования, важность осуществляемой задачи;
содействие частного лица в жизни общественности;
период и место формирования документа.

К критериям сущности принадлежит:

актуальность происшествия отображенного в документе;
весомость существующих фактов;
повторное проявление фактов в других источниках;
тип источника;
аутентичность документа.

К критериям наружных характеристик относится:

тип закрепления и изложения содержимого;
материальное дополнение;
достоверность данных.

Не знаете, как проходит экспертиза по уголовным делам? Читайте нашу статью: судебная экспертиза в уголовном процессе.

Все нюансы проведения экспертизы сметной документации, описаны здесь.

Комиссия

Для исполнения необходимых работ при проведении экспертизы, их подбору и квалификации относительно представления на долгосрочное сбережение формируется беспрерывно функционирующая экспертная комиссия (ЭК).

ЦЭК и ЭПК

В управленческой ветви власти или серьезных корпорациях, кроме обычной комиссии генерируется центральная экспертная комиссия. ЦЭК создается в корпорациях, где имеется цикл зависимых ассоциаций. В такой ситуации ЦЭК производит непосредственное регулирование действий экспертной комиссии.

Центральной задачей ЦЭК является предоставление планомерной методологической поддержки в осуществлении работы ЭПК.

ЦЭК и ЭК являются рекомендательными инструментами. Они действуют сообща с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) надлежащего архивного учреждения.

ЭПК представляет собой окончательную ступень относительно поставленных задач экспертизы. Как результат, специалисты комиссии координируют все решения с ЭПК.

Назначение ЭК:

образование и реализация проверки документооборота при создании ряда дел;
разработка, реализация экспертизы в момент приготовления документов к передаче в архив компании;
выполнение поиска документации для вручения на долговременную сохранность в хранилище.

Ключевые этапы:

составление списка дел для сохранения, ликвидации;
рецензирование и подтверждение постановления о принятии;
опись дел непрерывного и кратковременного характера;
протокол о разграничении дел к ликвидации;
разработка рекомендаций о преобразовании периодов сохранения некоторых категорий документов.

Все постановления комиссии принимаются совокупно. Совещания комиссий обязательно регистрируются. Акт подписывается председателем и секретарем.

Председатель ЭК

В команду экспертной комиссии входит высокопрофессиональный штат служащих.

Представителем комиссии становится лишь опытные работники, которые досконально знают:

содержимое, структуру документации;
а также бесценность и актуальность фактов, содержащихся в документах.

В комиссии должен участвовать профессионал, отвечающий за архив конкретной компании. Председателем комиссии назначается помощник начальника корпорации, который регулирует все вопросы в архиве и дело образовании.

Непосредственная регистрация выводов работы комиссии закрепляется в итоговой сводке. Такие итоги подлежат непрерывному или кратковременному сохранению.

Приказ о создании комиссии

Экспертная комиссия является беспрерывно функционирующим консультативным отделом при начальнике компании. Рабочая группа выносит постановление о значимости данных, их непрерывном, промежуточном удержании, ликвидации.

Фундаментом для начала функционирования органа является приказ о создании экспертной комиссии.

Образец

Если принимается решение о ликвидации документов, то приказ должен содержать следующие данные:

конкретное и краткое название компании;
время, место формирование приказа;
повод его формирования;
список членов команды узких специалистов.

Приказ заверяется начальником ассоциации и всеми представителями комиссии.

Пример можете скачать тут.

Порядок проведения экспертизы ценности документов

Такую экспертизу проводят ежегодно. В рассматриваемый период совершается:

подбор информации кратковременного и продолжительного удержания для предоставления в архив;
подбор дел ограниченного сбережения, которыми занимаются в структурных подразделениях;
подбор и утилизация дел с прошедшим периодом сохранения.

Документы постоянного характера

Повышенный интерес проявляется к подбору информации рассчитанной на непрерывное хранение. Выбор такой документации производится методом полистного просмотра. Благодаря такому подходу есть возможность выявить имеющиеся ошибки, которые могли возникнуть при создании дел.

Полистный просмотр позволяет правильно отделить постоянную документацию от временной.

Документация, имеющая отметку «ЭПК», принадлежит к документации долговременного содержания. Следовательно, документацию непрерывного или ограниченного периода хранения необходимо перераспределить в отдельные дела или присоединить к одинаковым документам.

Важность деловой номенклатуры

Благодаря проведению деловой номенклатуры можно правильно определить типы документов с разными периодами хранения.

Выделяют четыре группы:

сведения беспрерывного удерживания;
лимитированное удерживание в архиве компании;
сведения, подвергнутые ликвидации;
документы непродолжительного содержания в конструктивных отделениях.

Решение ЭК

Постановление ЭК набирает силу после одобрения начальником корпорации, которое передается на беспрерывное сохранение в национальный, коммунальный архив. Постановление ЭК признается большинством голосов.

В случае равенства голосов резолюция принимается председателем комиссии.

Образец протокола

Пример протокола смотрите тут.

Акт решения комиссии должен включать следующие пункты:

дату, место составления;
повестку дня. Каждый рассматриваемый вопрос должен строиться по стандартной схеме: «слушали», «выступили», «решили»;
после внесения ФИО в протокол, нужно кратко отобразить основной текст выступлений;
принятое решение формулируется по форме, принятой в распорядительных документах;
подпись председателя, участников.

О том, как проводятся технические исследования по решению суда, написано в статье: судебно-техническая экспертиза.

О том, как провести независимую экспертизу автомобиля, читайте тут.

Вся информация о проведении технико-криминалистической экспертизы, представлена здесь.

Как часто должна проводиться

Экспертиза выполняется в течение всего существования документа. При этом ревизию необходимо проводить раз в год. Экспертизу засекреченных документов можно проводить один раз в несколько лет.

Итог статьи

Экспертиза ценности документов проводится с целью отождествления важности документа и назначения длительности сохранения. Функционирование комиссии является сложным процессом. О необходимости проведения данной экспертизы не может быть сомнений.

Экспертиза должна проводиться в сроки установленные законом.

При этом, выяснив значимость имеющихся документов компании, предоставляется возможность:

избавиться от лишних бумаг;
упорядочить нужные и как результат работать намного продуктивнее.

Важность экспертизы подтверждается ее главной задачей – определение документов, которые имеют огромное значение для общества и государства на основании используемых принципов, методов и критериев.