Поскольку бланк учета держателей ценных активов признан официальным документом, к его заполнению предъявляются требования, установленные нормативными актами. Ответственные лица обязаны придерживаться правил, касающихся составления деловой документации.
Документ оформляется только в письменном виде.
В него заносятся следующие данные:
- Наименование организации.
- Юридический адрес.
- Регистрационный код налогоплательщика.
- Дата и место проведения заседания. Желательно, чтобы список прибывших лиц составлялся в том же помещении, где будет проводиться мероприятие (п.2.2.2 Распоряжения ФКЦБ № 421/р от 04 апреля 2002).
- Время начала, завершения собрания (ст.37 ФЗ № 14-ФЗ от 08.02.98).
- Тип встречи (очередная/внеочередная).
- Форма организации мероприятия (открытое/заочное голосование).
- ФИО председательствующего, руководителя компании, секретаря.
- Перечень вопросов, по которым необходимо вынести решения.
- Присутствующие, их часть в уставном фонде.
- Итоги голосования отдельно по каждому пункту.
- Одобренные решения.
- Личные подписи всех присутствовавших участников.
Правила ведения записей в реестре:
- На основании ст.37 ФЗ № 14-ФЗ от 08.02.98 можно сделать вывод, что принимать участие в совещании совета учредителей имеют право собственники и их представители.
В листе регистрации необходимо указывать ФИО прибывших лиц. Если держатель ценных бумаг – компания, в эту графу заносится ее название и данные уполномоченного лица.
- Указание доли каждого присутствующего понадобится во время проведения голосования.
- Данные из паспорта необходимы для идентификации личности.
- Личные подписи прибывших подтверждают факт их присутствия и желание принять участие в голосовании.
Одной подписи на протоколе недостаточно для подтверждения пребывания человека.
- Проводить регистрацию имеет право лицо, имеющее 10% голосов (ст.35 ФЗ № 14-ФЗ от 08.02.98).
Понятие
Ежегодно ООО обязаны подводить итоги прошедшего отчетного периода путем созыва очередного собрания участников.
Это требование содержится в нормативных актах по типу таких сообществ.
Встреча может носить:
- очередной;
- и внеочередной характер.
Период созыва очередного собрания прописан в уставе предприятия (ст.34 ФЗ № 14-ФЗ от 08.02.98).
Когда возникают вопросы, требующие участия всех учредителей, организовывается внеочередное заседание (ст.35 ФЗ № 14-ФЗ от 08.02.98).
Общее заседание открывает генеральный директор общества в четко установленное время, о котором должны быть заранее уведомлены все участники. Затем избираются председатель и секретарь встречи, проводится обсуждение и голосование по насущным вопросам.
Поскольку нормативные акты не содержат упоминания документа «Лист регистрации соучредителей», то на некоторых собраниях он не используется.
Обязательным для заполнения является «Протокол» (ст.37 ФЗ № 14-ФЗ от 08.02.98). Однако этим документом невозможно подтвердить присутствие всех собственников, что при определенных обстоятельствах создает дополнительные проблемы.
Согласно ст.43 ФЗ № 14-ФЗ от 08.02.98 несогласные с принятым решением участники смогут его оспорить в судебном порядке.
Чем регулируется
Законодательством не установлено жестких требований к методу регистрации участников созываемого собрания и к оформлению журнала учета. Все же этот документ является важным, поскольку защищает права каждого учредителя общества.
Статья 36 содержит порядок созыва всех участников. Собрание получает законную силу, если на нем присутствуют все учредители.
Статья 15.23.1 КоАП предусматривает штрафные санкции за незаконное уклонение от проведения заседания, нарушение требований по его подготовке и проведению:
- Должностным лицам – до 30 тыс. руб.
- Юридическим лицам – не более 700 тыс. руб.
- Гражданам – до 4 тыс. руб.
Видео: порядок проведение собрания
Насколько важна для общего собрания участников ООО регистрационная ведомость
Встреча соучредителей является высшей инстанцией управления финансовой и хозяйственной деятельностью субъекта хозяйствования.
На повестке дня ставятся на обсуждение следующие вопросы:
- ликвидация общества;
- сотрудничество с крупными поставщиками/заказчиками;
- выбор направления развития компании;
- сотрудничество с конкретным партнером.
Принимая во внимание важность поставленных задач, необходимо обеспечить правомерность принятых решений. Реестр учета соучредителей – неотъемлемая часть таких мероприятий. При отсутствии этого бланка, одобренные постановления не будут иметь законную силу.
Обязанность ведения журнала регистрации возложена на юриста и секретаря компании.
Указанные лица следят за соблюдением всех полномочий участников, оформлением принятых решений и постановлений. Все требования протокола должны быть соблюдены.
Кто может входить в список
Согласно ст.32 ФЗ № 14-ФЗ от 08.02.98 все собственники объединения наделены правом, присутствовать на общем заседании, принимать участие в обсуждении текущих вопросов, голосовать по одобренным решениям. Число голосов зависит от внесенной доли в уставный фонд общества.
Последовательность действий, направленных на созыв соучредителей, предусмотрена ст.37 ФЗ № 14-ФЗ от 08.02.98. До объявления встречи открытой проводится регистрация присутствующих лиц.
Для проставления отметки предусмотрены: специальный журнал, таблица, ведомость.
Документ имеет свободную форму. В список участников можно включить только уполномоченных лиц.
Таковыми могут являться:
- учредитель ООО;
- представитель участника физ. лица;
доверенное лицо недееспособного, несовершеннолетнего участника; - уполномоченное лицо юридической организации.
Если держатель ценных бумаг не может сам присутствовать на встрече, он оформляет своему представителю доверенность. Требования к документу изложены в ст.185.1 ГК РФ.
Участник, не прошедший регистрацию, не имеет законного права участвовать в голосовании.
Документами для удостоверения личности могут быть:
- паспорт соучредителя;
- доверенность и паспорт представителя собственника;
- копия свидетельства о внесении компании в единый государственный реестр организаций;
- справка с полномочиями и паспорт уполномоченного лица от организации.
Не знаете, можно ли вести деятельность в одном районе, а зарегистрироваться в другом? Читайте подробно в статье: регистрация ООО в другом регионе.
О том, как составить образец нотариальной доверенности на регистрацию ООО, читайте здесь.
Образец
Лист регистрации содержит такие основные данные:
- название;
- время;
- место встречи;
- начало и конец регистрации;
- таблица с личными данными участников;
- ФИО директора и подпись.
Пример можно посмотреть тут.
Как составлять протокол общего собрания участников при регистрации ООО
Согласно ст.37 ФЗ № 14-ФЗ от 08.02.98 исполнительный орган компании обязан организовать правильное ведение протокола встречи держателей ценных активов. Обычно работа поручается корпоративному секретарю, реже – юристу или секретарю. Документ составляется в течение трех дней после принятия решения. Затем его копия передается всем учредителям.
На это отведено десять дней со дня составления документации.
Сведения, которые в обязательном порядке прописываются в форму:
- ФИО учредителей;
- место и дата проведения встречи;
- избрание председателя и секретаря;
- наименование фирмы;
- юридический адрес;
- размер уставного фонда;
- процентное соотношение долей соучредителей;
- объявленная стоимость частей;
- метод и условия внесения средств в уставной капитал;
- постановление о создании компании;
- утверждение устава;
- назначение исполнительного органа – руководителя;
- срок, на который избран директор;
- создание ревизионной комиссии (при количестве учредителей более 15 человек);
- данные физического лица, уполномоченного заниматься регистрацией общества.
Правила оформления документа:
- Дата совпадает с числом проведения собрания.
- Протокол подписывают лица, ответственные за мероприятие.
- Наличие печати не урегулировано законодательными актами.
Если бумага будет использоваться внутри организации, отпадает необходимость в проставлении оттиска печати. Когда планируется ее использовать за пределами компании, лучше поставить печать. При первоначальной регистрации ООО наличие печати необязательно, поскольку фирмы как таковой еще не существует.
- Оригинал решения можно сделать в одном экземпляре.
- Документ из нескольких страниц скрепляется и нумеруется.
- Особое внимание уделяется содержанию формы, а не порядку расположения в ней информации. Поэтому ответственные лица самостоятельно решают, какие листы заполнять при регистрации ООО.
- Можно кратко описать суть происходящего на мероприятии или подробно осветить каждый вопрос.
- Обращать внимание на специфику и особенности документа.
Хотите понять, как проходит открытие общества с ограниченной ответственностью? Читайте об этом в статье: этапы регистрации ООО.
Хотите понять, как проходит регистрация ООО с иностранным учредителем, написано тут.
О том, как правильно составить гарантийное письмо при регистрации ООО, смотрите здесь.
На что обратить внимание
Регистрационные листы подлежат одностороннему распечатыванию. По решению руководства несколько листов сшиваются и пронумеровываются.
До 10.2014 года юристы советовали собирать в регистрационной ведомости личные подписи всех участников мероприятия.
С введением требования фиксировать проведение встречи на видео или заверять нотариально, такая необходимость отпала. Для доказательства юридического факта достаточно подписей председателя и секретаря собрания.
Каждая организация может установить собственные правила относительно порядка учета держателей ценных бумаг на собрании. Единственное условие – разработанные требования не должны ущемлять интересы тех, кто имеет законное право присутствовать на заседании.
Статьей 37 ФЗ № 14-ФЗ от 08.02.98 регламентируется проведение собрания соучредителей компании.
Нормативные акты не дают определения, что такое лист регистрации участников общего собрания ООО и как его заполнять.
Поэтому при оформлении документа нужно руководствоваться правилами, установленными для документооборота.
