Ликвидация предприятия – процесс длительный и болезненный. Учредителям приходится прекращать деятельность, расплачиваться с кредиторами и сотрудниками, а также оформлять большой объем документации.
О том, какие документы сдаются в архив при ликвидации предприятия, и как их нужно подготовить к этому будет рассказано в данной статье.
Зачем это нужно
При завершении субъектом хозяйствования его деятельности все важные юридические и финансовые документы сдаются в архив. Данное правило обязательно как для государственных, так и для частных предприятий.
Необходимость сдачи документации в архив продиктована тем, что после ликвидации компании может возникнуть потребность в поднятии документов, оформленных в процессе ее деятельности.
Например, сотрудник ликвидированной организации потерял трудовую книжку и нуждается в возобновлении информации, указанной в ней.
В данном случае, без обращения в архив за поднятием ведомостей о времени и месте его работы не обойдется.
Этому сотруднику также может понадобиться информация о начисленной ему заработной плате в период существования предприятия при оформлении пенсии.
И такая информация может быть предоставлена только архивом.
У самого руководства и учредителей после ликвидации могут возникнуть спорные вопросы с кредиторами относительно покрытия финансовой задолженности. Без соответствующих квитанций и бухгалтерских документов их разрешить невозможно.
Поэтому и приходится обращаться в архив относительно их предоставления.
К руководству и учредителям ликвидированного предприятия могут возникнуть вопросы у налоговой инспекции и внебюджетных фондов. Ответы на них также будут искаться в документах, сданных в архив на хранение.
Чем регулируется
Обязанность и порядок сдачи документации в архив после ликвидации предприятия регламентированы следующими нормативными документами:
- ГК РФ;
- ФЗ «Об обязательном социальном страховании»;
- ФЗ «О регистрации ЮЛ и ИП»;
- ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
- ФЗ «О несостоятельности»;
- ФЗ «Об архивном деле в РФ».
Фактически процесс сдачи документации на хранение регулируется в большей степени только двумя последними законами из тех, что представлены в списке выше:
- ФЗ «Об архивном деле» — обязывает всех руководителей и учредителей при ликвидации, независимо от форм собственности, передавать важные документы о хозяйственной деятельности в архив после прекращения деятельности.
- ФЗ «О банкротстве» — регулирует вопрос сдачи документации в случае принудительного прекращения деятельности юридического лица на хранение в специальные структуры.
Договор с архивным фондом
Собственник, который передает документацию на хранение в архивные органы, сохраняет за собой право собственности на эти документы. Если работники архива нарушают правила хранения документации, он может добиться возврата важных бумаг себе на руки через суд.
С целью реализации прав всех участников, между собственником документов и архивом составляется соответствующий договор. В нем описаны условия, срок и порядок хранения переданных документов.
Договор о сбережении документации по личному составу, а также той, срок хранения которой не завершился, с муниципальным архивом составляется в том случае, когда предприятие ликвидируется в принудительном порядке.
Сторонами соглашения будут выступать ликвидационная комиссия и руководство архивной организации (ст. 12, ФЗ «Об архивном деле»).
Таким образом, независимо от того, в государственный или частный архив компания будет передавать документацию, она должна оформить договор о хранении.
Его составление предусматривает тот факт, что все расходы, связанные с подготовкой документов к хранению, а также их уничтожением по истечении установленного срока, ложатся на плечи собственников.
Вопрос оплаты хранения в архиве решается до момента сдачи документации непосредственно ликвидатором или ликвидационной комиссией. В ликвидационном балансе под это отводится отдельная расходная статья (ст. 62 ГК РФ).
Видео: архивация при ликвидации компании
Обязанности ответственного за передачу документов
Сбором, подготовкой и передачей документации в архив при добровольном прекращении деятельности субъекта хозяйствования занимается ликвидатор или специально уполномоченный член ликвидационной комиссии.
В случае принудительной ликвидации обязанности по приведению в порядок необходимой документации ложатся на конкурсного управляющего (ст. 23, ФЗ «Об архивном деле»).
К его основным обязанностям относится:
- подбор и согласование с руководством места хранения важных бумаг;
- определение стоимости хранения и включение ее в расходы по ликвидации;
- составление перечня документов, которые подлежат обязательной передаче в архив;
- формирование описания к пакету документов, подготовленному для передачи в архив;
- определение срока хранения документации;
- составление договора с архивным фондом и непосредственная передача ценных с точки зрения хозяйственной деятельности бумаг.
Перечисленные выше обязанности являются основными.
В процессе подготовки, сбора и передачи документов на хранение у ликвидаторов и конкурсных управляющих возникает еще масса дополнительных обязательств.
Этапы подготовки
При добровольной и принудительной ликвидации не возникает вопрос, нужно ли хранить документацию, оформленную в процессе ее деятельности. Это обязательно.
Что касается подготовки бумаг на передачу в архив, то она проводится на протяжении следующих этапов:
- проведение экспертизы ценности;
- непосредственное оформление дел;
- создание к документации соответствующей описи.
Экспертиза ценности проводится путем полистного просмотра ликвидатором или конкурсным управляющим всех существующих на момент прекращения деятельности предприятия документов.
Непосредственное оформление дел включает: подшивку, переплет, нумерацию листов, составление заверительного листа и внутренней описи.
Отдельно составляются описи к различным пакетам документов, которые сдаются в архив. Например, делаются описи дел постоянного хранения, временного хранения и тех, которые касаются личного состава.
После подготовки все документы проходят обработку к архивному хранению. Это сложный и трудоемкий процесс, который лучше всего доверить или сотрудникам архива или архивной компании.
Все, что нужно для того, чтобы без особых проблем и препятствий в кратчайшие сроки обработать документы для сдачи на хранение – это заключить соответствующий договор, с компанией-архивариусом.
Подробно о том, что происходит с капиталовложениями учредителей при закрытии организации вы узнаете в этой статье: уставный капитал при ликвидации.
Как соблюдается порядок ликвидации представительства иностранной организации, вы прочитаете тут.
Какие документы сдаются в архив
В государственный или муниципальный архив передаются следующие документы:
- те, которые предназначены для постоянного хранения;
- по личному составу со сроком хранения до 75 лет;
- временного хранения, сроком до 10 лет (ст. 12, ФЗ «Об архивном деле»).
Сроки хранения документов определяются на основании Приказа Минкультуры от 28.10.2010 №558. Если у компании при ликвидации есть правопреемник, то все важные документы передаются его руководству.
В ином случае необходимо провести группировку документации, оценить их важность, создать опись и передать в архив.
Группировка
После проведения экспертизы ценности, работники архивной компании или иные уполномоченные лица занимаются группированием документации.
Создаются отдельные пакеты документов. Часть таких бумаг подлежит постоянному хранению, что позволяет фнс россии всегда их поднять при возникновении спора об уплате налогов.
Из документов по личному составу группируются только те, срок хранения которых не превышает 75 лет. Третья группа документов всегда состоит из документов, которые передаются на временное хранение в архив.
К каждому пакету документов после формирования добавляется специальная опись.
Срок хранения
Законодательством установлены следующие сроки хранения документов в архиве:
- по личному составу – от 45 до 75 лет;
- бухгалтерские документы и отчетность – не менее 5 лет;
- налоги и сборы – до 6 лет;
- по банкротству – до 10 лет;
- по страховым взносам и выплатам во внебюджетные фонды – не менее 5 лет (ст. 17, ФЗ «Об архивном деле»).
Все документы, которые подлежат уничтожению со временем, относятся к тем, что будут храниться временно.
Ежегодно в делопроизводстве организации проводится отбор документов для постоянного и временного хранения, а также тех, которые подлежат уничтожению.
Срок хранения документов определяется исходя из их информационной, научной и практической ценности.
Отличия
Отличий при сдаче документов в архив не столь много, но они есть и в первую очередь касаются добровольности или принудительности прекращения субъектом хозяйствования его деятельности.
Например, пошаговая инструкция порядка ликвидации ООО предусматривает проведение группирования документации для архива на каждом этапе, что передует фактическому прекращению его деятельности.
Если вы нуждаетесь в информации о том, как проходит закрытие кредитного учреждения, то вам поможет эта статья: ликвидация кредитной организации.
Порядок ликвидации акционерного общества, со всеми нюансами, описан здесь.
Такой метод ликвидации как слияние, подробно изложен тут.
для ИП и ООО
Часто возникает вопрос, что делать с документами после ликвидации ООО и ответ на него один: конечно, же сдавать на хранение в архив.
Делается этого после того, как уполномоченные органы уничтожат печати и штампы организации.
Последний бумажный этап, который передует уничтожению печатей и сдаче документов в архив – это получение справки из ПФР при ликвидации ООО, а также информации из внебюджетных фондов относительно снятия предприятия с учета как плательщика налогов и сборов.
После того, как документы общества с ограниченной ответственностью будут сданы в архив, составляется ликвидационный акт, а предприятие будет исключено из ЕГРЮЛа.
Обязанность ИП сдавать в архив документацию при ликвидации прямо не предусмотрена законодательством.
Есть только ст. 17 ФЗ № 125, которая возлагает на индивидуального предпринимателя ответственность за сохранность всей важной архивной информации.
В ст. 23 того же закона определены те документы, которые необходимо сдать на хранение в государственный или муниципальный архив.
Данная статья предопределяется обязанностью передачи важной документации на хранение только для ликвидирующихся организаций. ИП в ней не упоминаются.
Но сдавать документацию в архив после прекращения деятельности ИП, все-таки, стоит, так как он имеет признаки как физического, так и юридического лица и проходит госрегистрацию.
при добровольной и принудительной ликвидации
При добровольной и принудительной ликвидации в одинаковой степени все предприятия сдают документы в архив.
Только данными вопросами занимаются разные люди.
В случае принудительного завершения деятельности – конкурсный управляющий.
Если же ликвидация добровольная, то вопросами передачи документов в архив занимается уполномоченный член ликвидационной комиссии.
Стоимость
Стоимость сдачи документации в архив составляется 20.000 рублей. Отдельно рассчитывается стоимость архивной обработки сдаваемых на хранение документов.
